Neuf entreprises sur dix affirment rencontrer des difficultés avec leurs opérations de paiement.
Dans 32 % des cas, selon un rapport publié en 2023, le problème principal est la réconciliation des paiements qui prend trop de temps.
La réconciliation bancaire est pourtant essentielle pour garantir une comptabilité fiable. Elle permet entre autres de détecter certaines erreurs comme des saisies incorrectes ou des transactions mal enregistrées. Cependant, des libellés imprécis ou mal structurés peuvent rapidement transformer ce processus en véritable casse-tête !
Dans cet article, nous vous invitons à découvrir comment le rapprochement bancaire peut être facilité, voire complètement automatisé grâce à un moyen de paiement qui vous est peut-être encore inconnu : le virement Open Banking.
Le processus de rapprochement des paiements
Le rapprochement bancaire est un processus comptable qui consiste à comparer les opérations enregistrées dans les logiciels de gestion de finances, avec ce qui figure sur les relevés bancaires.
La réconciliation bancaire, un processus parfois long et laborieux
Pour s’assurer de la cohérence des informations et qu’il n’y ait pas d’erreurs ou d’omissions, le processus classique de réconciliation comptable prend généralement la forme suivante :
- Tout d’abord, il convient de comparer chaque ligne du relevé bancaire (dépôts, paiements, virements, frais bancaires, etc.) avec les écritures comptables sur le système de gestion (fichier Excel, logiciel comptable …)
- Si des transactions apparaissent sur le relevé bancaire mais pas dans la comptabilité, ou inversement, il faut enquêter pour en connaître la cause.
- À la fin du rapprochement, il faut assurer que le solde du compte bancaire dans le logiciel de gestion correspond exactement à ce qu’indique le relevé bancaire.
Ces étapes peuvent, en tout ou en partie, être réalisées manuellement, ce qui peut parfois occasionner des erreurs et rendre la tâche complexe.
Les inconvénients des virements classiques pour la réconciliation bancaire
Les virements classiques présentent plusieurs limites qui compliquent la réconciliation bancaire, particulièrement dans un environnement professionnel où le volume des transactions est élevé.
Des libellés vagues ou imprécis
L’un des principaux problèmes réside dans la personnalisation libre des libellés par les personnes effectuant les virements. Cette absence de standardisation rend difficile l’identification des transactions et leur correspondance avec les écritures comptables. Un libellé vague, incorrect ou mal structuré peut entraîner des erreurs dans le rapprochement des paiements, ou à minima une perte de temps importante pour les comptables.
Des erreurs de saisie
De plus, il arrive que certaines transactions n’apparaissent pas dans le logiciel comptable, soit en raison d’un oubli, soit à cause d’une erreur de saisie. À mesure que le nombre de mouvements augmente, ces écarts deviennent plus fréquents et plus complexes à repérer.
Pour surmonter ces obstacles, des solutions existent pour standardiser les libellés et ainsi réduire les risques d’erreur et le temps consacré à la réconciliation.
Qu’est-ce que le virement Open Banking ?
Le paiement Open Banking est un paiement 100 % digital, sans aucune saisie d’information par le client. Toutes les informations de paiement (dont le libellé) sont pré-remplies automatiquement, ce qui fait toute la différence pour le rapprochement bancaire !
À quoi sert le virement Open Banking ?
Le virement Open Banking, aussi appelé initiation de paiement, est une méthode de paiement et d’encaissement qui permet d’effectuer un virement de manière simplifiée et sécurisée.
Contrairement à un virement SEPA classique, le client n’a pas besoin de saisir vos coordonnées bancaires car vos informations bancaires et celles liées à la facture sont déjà pré-remplies (IBAN, montant, libellé).
Ces informations automatiquement renseignées permettent de gagner un temps précieux lors d’un rapprochement bancaire.
Avantages de l’initiation de paiement pour le rapprochement bancaire
L’initiation de paiement facilite l’identification des paiements et la correspondance avec les factures associées grâce à la personnalisation des données de transaction (libellé, référence…). Cela permet une synchronisation entre les comptes bancaires des clients et les systèmes de paiement en ligne.
Vous pouvez joindre à vos factures ou vos relances de paiement un lien de paiement pour que vos clients vous règlent par virement open banking.
Si vous avez un site de vente en ligne, vous pouvez également proposer à vos clients de régler leur commande par virement open banking.
En plus de fluidifier le parcours de paiement de vos clients, vous faciliterez grandement le suivi de vos paiements :
- Personnalisez les libellés de chaque paiement que vous demandez, à votre convenance.
- Bénéficiez d’une vue centralisée de tous vos paiements
- Simplifiez votre rapprochement comptable !
Vous voulez en savoir plus, et savoir comment le virement open banking peut simplifier votre gestion comptable ?